Einleitung: Warum ist die Abrechnung wichtig?

Die Abrechnung mit der Zahnzusatzversicherung ist ein wichtiger Schritt, damit der Versicherer prüfen kann, ob und in welcher Höhe eine Leistung nach dem abgeschlossenen Tarif vorgesehen ist.

Wie hoch die Erstattung ausfällt, hängt unter anderem vom gewählten Tarif, der konkreten Behandlung, den erstattungsfähigen Kosten und möglichen Leistungsbegrenzungen ab.

Gerade bei Zahnersatz, Implantaten oder größeren Behandlungen sollten Versicherte deshalb vor Beginn der Behandlung prüfen, ob der Tarif eine vorherige Einreichung oder Genehmigung bestimmter Unterlagen vorsieht.

Die Schritte der Abrechnung mit der Zahnzusatzversicherung

Der genaue Ablauf kann je nach Versicherer unterschiedlich sein. Typischerweise läuft die Abrechnung in folgenden Schritten ab:

1. Behandlung beim Zahnarzt: Die geplante zahnmedizinische Leistung wird durchgeführt.
2. Rechnung erhalten: Nach der Behandlung erhalten Sie die entsprechende Rechnung beziehungsweise die erforderlichen Abrechnungsunterlagen.
3. Unterlagen prüfen: Kontrollieren Sie, ob alle Angaben vollständig sind und ob Ihr Tarif bestimmte zusätzliche Unterlagen verlangt.
4. Rechnung einreichen: Die Unterlagen werden entsprechend den Vorgaben des Versicherers eingereicht.
5. Prüfung durch den Versicherer: Der Versicherer prüft, ob und in welcher Höhe eine Leistung nach dem Vertrag vorgesehen ist.
6. Erstattung: Nach Abschluss der Leistungsprüfung wird der erstattungsfähige Betrag entsprechend den Vertragsbedingungen ausgezahlt.

Bei umfangreichen Behandlungen kann es sinnvoll oder nach den Tarifbedingungen erforderlich sein, bereits vor der Behandlung einen Heil- und Kostenplan oder einen Kostenvoranschlag einzureichen.

Rechnung bei der Zahnzusatzversicherung einreichen

Viele Versicherer bieten heute digitale Möglichkeiten an, um Rechnungen und weitere Unterlagen einzureichen. Je nach Anbieter können dafür beispielsweise ein Kundenportal, eine App, E-Mail oder ein Formular verwendet werden.

Welche Unterlagen benötigt werden, hängt vom Versicherer und vom jeweiligen Leistungsfall ab. Häufig kann beispielsweise die Zahnarztrechnung erforderlich sein. Bei Zahnersatz können zusätzlich ein Heil- und Kostenplan, die Rechnung des Dentallabors oder weitere Unterlagen relevant sein.

Wichtig: Reichen Sie die Unterlagen in der vom Versicherer vorgesehenen Form ein und beachten Sie die jeweiligen Vorgaben. Eine pauschale Aussage, dass immer Originalrechnungen eingereicht werden müssen, ist nicht richtig.

Bewahren Sie Ihre Rechnungen und Unterlagen trotzdem sorgfältig auf, bis der Leistungsfall vollständig abgeschlossen ist.

Kostenerstattung durch die Zahnzusatzversicherung

Nachdem die erforderlichen Unterlagen eingereicht wurden, prüft die Zahnzusatzversicherung den Leistungsfall.

Wie hoch die Erstattung ausfällt, hängt vom jeweiligen Tarif ab. Dabei können unter anderem folgende Punkte eine Rolle spielen:

• der vereinbarte Erstattungssatz
• die Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung
• die tarifliche Berechnungsgrundlage
• Zahnstaffeln und Höchstbeträge
• Leistungsbegrenzungen für bestimmte Behandlungen
• Begrenzungen bei Material- und Laborkosten
• bereits bestehende oder angeratene Behandlungen

Deshalb lässt sich nicht pauschal sagen, dass eine Zahnzusatzversicherung beispielsweise immer 60, 80 oder 100 Prozent einer Rechnung übernimmt.

Selbst bei Tarifen mit einer beworbenen Erstattung von 100 Prozent können weitere tarifliche Voraussetzungen und Begrenzungen bestehen. Entscheidend sind die konkreten Versicherungsbedingungen.

Warten und Abschluss der Abrechnung

Nach Eingang der Unterlagen prüft der Versicherer den Leistungsfall. Die Bearbeitungsdauer kann je nach Versicherer, Umfang der Behandlung und Vollständigkeit der Unterlagen unterschiedlich sein.

Bei einfachen Rechnungen kann die Bearbeitung vergleichsweise schnell erfolgen. Bei umfangreichen Behandlungen oder wenn zusätzliche Unterlagen benötigt werden, kann die Prüfung länger dauern.

Eine pauschale Bearbeitungszeit von beispielsweise einer bis sechs Wochen kann deshalb nicht für alle Versicherer garantiert werden.

Nach Abschluss der Leistungsprüfung wird die tariflich vorgesehene Erstattung entsprechend den Angaben des Versicherers ausgezahlt.

Prüfen Sie anschließend den Erstattungsbescheid und vergleichen Sie den ausgezahlten Betrag mit der Rechnung und den Leistungen Ihres Tarifs.

Nützliche digitale Services

Viele Zahnzusatzversicherungen bieten digitale Services an, die das Einreichen und Verwalten von Rechnungen erleichtern können.

Je nach Versicherer können beispielsweise folgende Funktionen zur Verfügung stehen:

• Rechnungsupload: Rechnungen können über eine App oder ein Kundenportal hochgeladen werden.
• Statusübersicht: Der Bearbeitungsstand eines eingereichten Leistungsfalls kann teilweise digital eingesehen werden.
• Dokumentenverwaltung: Unterlagen können je nach Anbieter digital verwaltet werden.
• Nachrichtenfunktion: Rückfragen des Versicherers können gegebenenfalls digital beantwortet werden.

Welche Funktionen tatsächlich verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Versicherer ab. Auch die Nutzung einer App bedeutet nicht automatisch, dass jeder Leistungsfall vollständig digital abgewickelt werden kann.

Vor einer Einreichung sollten Sie deshalb prüfen, welche Übermittlungswege Ihr Versicherer für die jeweilige Rechnung vorsieht.

Fazit: Die Abrechnung richtig vorbereiten

Die Abrechnung mit einer Zahnzusatzversicherung ist grundsätzlich unkompliziert, wenn die erforderlichen Unterlagen vollständig eingereicht und die Vorgaben des jeweiligen Versicherers beachtet werden.

Bei einfachen Behandlungen kann die Rechnung häufig direkt nach der Behandlung eingereicht werden. Bei Zahnersatz, Implantaten oder umfangreicheren Behandlungen kann dagegen bereits vor der Behandlung ein Heil- und Kostenplan oder eine andere Kostenaufstellung wichtig sein.

Entscheidend ist immer der konkrete Versicherungsvertrag. Prüfen Sie deshalb vor größeren Behandlungen, welche Unterlagen benötigt werden und ob eine vorherige Leistungszusage oder Kostenvorprüfung vorgesehen ist.

So lassen sich unnötige Rückfragen vermeiden und die voraussichtliche Erstattung besser einschätzen.

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